Bij een overlijden moet er veel geregeld worden,ook of er een predikant moet komen of niet. Als er prijs wordt gesteld op de aanwezigheid van de kerk bij de uitvaart, is het belangrijk dat u de wijkpredikant zo snel mogelijk informeert. Samen met de uitvaartverzorger kan dan overlegd worden over het tijdstip en de plaats voor de uitvaart.

Er zal dan meestal ook gelijk een afspraak gemaakt worden voor een nader gesprek met de achterblijvenden. In dat gesprek worden dan verdere afspraken gemaakt met betrekking to de voorbereidingen van de uitvaartdienst. 

Als er gebruik gemaakt wordt van het kerkgebouw De Open Hof, zal de uitvaartbegeleider in de regel de koster bellen. In samenspraak met deze zal desgewenst gezocht worden naar een organist en of eventueel ondersteuning nodig is vanuit het beamteam. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval indien de uitvaartdienst uitgezonden en opgenomen dient te worden via kerkdienstgemist.nl.