Opmerkingen vooraf:

• Kinderen tot 12 jaar en de jongeren van de 12-plus worden niet aangemeld via Kerktijd.nl!  
• De kinderen tot 12 jaar moeten apart worden aangemeld met naam en leeftijd via kerktijd.openhof@pkn-veenendaal.nl.  
• De leiding van de 12-plusdienst houdt zelf een lijst bij.

• De beheerders van dat account zijn mensen van De Open Hof en alleen zij hebben toegang tot dit account. De privacy is dus gewaarborgd!
• Gemeenteleden melden zich aan als een 'eenheid', d.w.z. als echtpaar (dus 2 personen) of als gezin met meerdere gezinsleden.
• Dat aanmelden gaat met het aanmeldformulier van De Open Hof.
• Wie géén emailadres heeft, kan
  • aan een medekerkganger vragen om een mail te sturen naar de beheerder via kerktijd.openhof@pkn-veenendaal.nl.
  • bellen naar het Kerkelijk Bureau: tel. 0318-595203
  • Die beheerder meldt diegene aan en vervolgens rouleert men mee in de uitnodigingen.
  • De uitnodigingen voor die gemeenteleden komen bij de beheerder binnen. Deze belt hen op om te vragen of zij die zondag naar de kerk willen of niet.
• Er is een handleiding waarin precies staat wat de stappen zijn om u aan te melden.

• De beheerder zet de kerkdienst in het systeem met aanvullende informatie en het aantal beschikbare plaatsen en klikt op 'uitnodigingen versturen'.
• Vanuit het systeem worden dan automatisch uitnodigingen verstuurd naar gemeenteleden die zich hebben aangemeld voor het bezoeken van de kerkdiensten. Hierop moet u dan binnen 24 uur reageren!
  • Er worden net zoveel uitnodigingen verstuurd als er plaatsen beschikbaar zijn in de kerkzaal.
  • Dat gaat niet op de wijze van 'wie het eerst komt, die het eerst maalt'!
  • Als iemand aangeeft niet te komen, wordt er automatisch een volgende deelnemer uitgenodigd.
    • Zo worden alle beschikbare plaatsen netjes verdeeld.
  • Zijn gemeenteleden naar een kerkdienst geweest?
    • Als er meer deelnemers zijn dan beschikbare plaatsen kan het zijn dat men voor de volgende zondag geen uitnodiging krijgt.
    • Is dat niet het geval, wordt iedereen de week erop gewoon weer uitgenodigd.
  • Het is een eerlijke roulatie waarbij iedereen aan de beurt komt om een kerkdienst te bezoeken.
• Wie een poosje de kerkdiensten niet kan bezoeken, logt in met zijn/haar wachtwoord en stelt een 'tijdelijk inactief'-periode in door het ingeven van een begin- en einddatum.
  • Er worden dan geen uitnodigingen meer verstuurd. Pas vanaf de eerste zondag ná die periode kunt u weer uitnodigingen voor diensten verwachten.
  • Ook dát staat allemaal vermeld in de HANDLEIDING.